Ajuda e FAQ
Tutorial de uso da plataforma e respostas às dúvidas mais comuns.
Documento de referência para equipes de clínica e consultório que utilizam a plataforma Dr. Agenda (gestão de agenda, pacientes, prontuário, financeiro e automações).
1. O que é o Dr. Agenda
O Dr. Agenda é uma plataforma SaaS para gestão de clínicas e consultórios: agenda unificada, prontuário eletrônico com IA, cadastro de pacientes e profissionais, controle financeiro completo, integrações via WhatsApp e NF-e. O acesso é feito pelo navegador (recomendado: Chrome ou Edge atualizados) em qualquer dispositivo.
2. Primeiros passos
2.1 Criar conta
- Acesse dragenda.pro e clique em Criar conta ou Teste grátis.
- Preencha: nome da clínica, seu nome, e-mail e senha (mínimo 6 caracteres).
- Informe o WhatsApp da clínica com DDD (ex.: 11999998888 ou 5511999998888).
- Clique em Criar conta — você já entra no sistema como Administrador.
2.2 Onboarding inicial
Após o primeiro acesso, o sistema guia você por 4 etapas:
- Dados da clínica — nome, endereço, CNPJ (opcional).
- Profissionais — cadastre médicos, terapeutas ou especialistas.
- WhatsApp — conecte o número para lembretes automáticos (planos Pro/Enterprise).
- Pacientes — importe ou cadastre os primeiros pacientes.
2.3 Perfis de acesso
O sistema tem 4 perfis configuráveis por clínica:
| Perfil | O que pode fazer |
|---|---|
| Administrador | Tudo: agenda, pacientes, prontuário, financeiro, configurações e usuários |
| Profissional | Própria agenda, próprio prontuário e repasses — não vê dados de outros |
| Recepcionista | Agenda e cadastro de pacientes — sem prontuário clínico nem financeiro |
| Financeiro | Módulo financeiro e relatórios — sem prontuário |
3. Agenda e Calendário
3.1 Visualizações
- Agenda (
/agenda): lista de consultas com filtros por status, profissional, paciente e pagamento. - Calendário (
/calendario): visão de grade por horários. O intervalo dos slots é configurável em Configurações.
3.2 Criar um agendamento
- Na Agenda, clique em + Nova consulta ou no horário livre no Calendário.
- Selecione o paciente (ou cadastre rapidamente pelo nome).
- Escolha o profissional, data, horário e duração.
- Defina o status: Pendente, Confirmado, etc.
- Salve — o agendamento aparece na grade imediatamente.
3.3 Status de consulta
| Status | Significado |
|---|---|
| Pendente | Agendado, aguardando confirmação |
| Confirmado | Paciente confirmou presença |
| Concluído | Atendimento realizado |
| Cancelado | Consulta cancelada |
| No-show | Paciente não compareceu |
Alterar o status impacta relatórios, faturamento e disparo de lembretes via WhatsApp.
3.4 Reagendar e cancelar
- Abra a consulta na Agenda e use Editar para mudar data/hora ou Cancelar para desfazer.
- Se o WhatsApp estiver ativo, o paciente pode confirmar ou remarcar pelo menu numérico (1 confirmar / 2 cancelar / 3 remarcar).
4. Pacientes
4.1 Cadastrar paciente
- Menu Pacientes → Novo paciente.
- Preencha nome, telefone (com DDD), e-mail e dados adicionais.
- Salve — o paciente aparece na lista e pode ser vinculado a agendamentos.
Dica: antes de criar, busque por nome ou telefone para evitar duplicatas.
4.2 Perfil clínico do paciente
Clique no nome do paciente para acessar o perfil completo:
- Dados clínicos (LGPD): tipo sanguíneo, peso, altura, alergias, medicamentos em uso.
- Consentimento LGPD — registre o aceite do paciente.
- Histórico de atendimentos — timeline de todos os prontuários.
- Atalhos: Novo atendimento e Ver prontuário.
5. Prontuário Eletrônico
5.1 Criar um atendimento
- Na Agenda, abra a consulta e clique em Abrir prontuário.
- Ou acesse Pacientes → perfil do paciente → Novo atendimento.
- O sistema cria um rascunho vinculado ao agendamento.
5.2 Editor de prontuário
O editor possui abas organizadas:
- Anamnese (SOAP) — Subjetivo, Objetivo, Avaliação e Plano.
- Sinais vitais — pressão, frequência, temperatura, saturação.
- CID — código de diagnóstico.
- Campos livres — anotações personalizadas.
5.3 Recursos com Inteligência Artificial
Requer chave OpenAI configurada em Configurações ou pelo administrador SaaS.
| Recurso | O que faz |
|---|---|
| Gravação de voz | Transcreve a consulta automaticamente |
| Gerar resumo | Cria um resumo clínico do atendimento |
| Sugerir CID | Sugere o código de diagnóstico pelo conteúdo |
| Verificar interações | Alerta sobre interações medicamentosas |
| Resumo do paciente | Consolida histórico para tomada de decisão |
5.4 Documentos gerados em PDF
- Prescrição médica
- Solicitação de exames
- Atestados
- Prontuário completo
5.5 Assinar e finalizar
- Clique em Assinar atendimento para bloquear edições — o prontuário fica como registro definitivo.
- Após assinado, somente o administrador pode reabrir.
5.6 Templates de prontuário
Acesse Prontuário → Templates para criar modelos por especialidade (ex.: consulta nutricional, avaliação psicológica). Ao abrir um novo atendimento, escolha o template e os campos são preenchidos automaticamente.
6. Profissionais
- Menu Profissionais → Novo profissional.
- Preencha: nome, especialidade, duração padrão da consulta e valor.
- Configure horários de trabalho — dias e intervalos de atendimento.
- O sistema respeita esses horários ao exibir slots disponíveis na agenda.
Para vincular um usuário do sistema a um profissional, acesse Configurações → Usuários e use o campo Profissional vinculado.
7. Financeiro
7.1 Módulos disponíveis
| Rota | Função |
|---|---|
| Caixa | Lançamentos rápidos e visão do dia |
| Fluxo de caixa | Entradas e saídas por período |
| Contas | Contas a pagar e a receber |
| Transferências | Entre contas bancárias da clínica |
| DRE | Demonstrativo de resultado |
| Repasses | Valores a pagar para cada profissional |
| Relatórios | Indicadores financeiros gerenciais |
| Cadastros | Categorias, centros de custo, formas de pagamento, contas bancárias |
| Notas fiscais | Emissão de NFS-e (planos Pro e Enterprise) |
7.2 Registrar pagamento de consulta
- Abra a consulta na Agenda.
- Clique em Registrar pagamento e informe valor, forma de pagamento e data.
- O sistema cria automaticamente um lançamento financeiro vinculado ao atendimento.
7.3 Notas fiscais (NFS-e)
- Disponível nos planos Pro e Enterprise.
- Configure os dados fiscais em Configurações → Configuração Fiscal.
- A emissão usa integração com Focus NFe.
8. Usuários e Controle de Acesso
8.1 Convidar um novo usuário
- Acesse Configurações → Usuários → + Novo usuário.
- Preencha nome, e-mail e escolha o perfil (Administrador, Profissional, Recepcionista ou Financeiro).
- Defina uma senha temporária ou deixe em branco para enviar convite por e-mail.
- Se o perfil for Profissional, vincule ao cadastro em Profissionais.
- Clique em Criar usuário.
O usuário receberá um e-mail com link para definir a própria senha (válido por 48 horas).
8.2 Gerenciar usuários existentes
- Trocar perfil: use o seletor na coluna Perfil — efeito imediato.
- Desativar: clique em Desativar para bloquear o acesso sem excluir o histórico.
- Reativar: clique em Ativar para restaurar o acesso.
- Reenviar convite: reenvie o link de definição de senha a qualquer momento.
O administrador não pode alterar seu próprio perfil nem desativar sua própria conta — proteção contra bloqueio acidental.
8.3 Segurança de acesso
- Após 5 tentativas de senha incorretas, a conta é bloqueada por 15 minutos.
- Todas as ações de login e acesso são registradas com auditoria (LGPD).
- Ao desativar um usuário, todas as sessões ativas dele são encerradas imediatamente.
9. WhatsApp e Automações
Disponível nos planos Pro e Enterprise.
9.1 Conectar o WhatsApp
- Acesse Configurações → seção WhatsApp.
- Clique em Conectar WhatsApp e escaneie o QR Code com o celular do número da clínica.
- Ative as respostas automáticas para que o bot responda mensagens.
9.2 Lembretes automáticos
O sistema envia automaticamente:
- 24 horas antes: lembrete com menu de confirmação (1 confirmar / 2 cancelar / 3 remarcar).
- 1 hora antes: lembrete informativo.
- Pós-consulta: pesquisa de satisfação (NPS).
9.3 Base de conhecimento do bot
Em Configurações → Base de conhecimento, adicione informações que o assistente usará em todas as conversas: convênios aceitos, estacionamento, políticas de cancelamento, FAQ da clínica.
10. Relatórios
Acesse Relatórios para visualizar:
- Total de consultas por período (este mês, mês passado, últimos 3 meses, ano).
- Taxa de ocupação e no-show.
- Receita e comparativo com período anterior.
- Desempenho por profissional.
O perfil Financeiro tem acesso somente aos relatórios financeiros. O perfil Profissional não acessa relatórios gerenciais.
11. Configurações da Clínica
Acesse Configurações para ajustar:
- Dados cadastrais: nome, CNPJ, endereço e WhatsApp da clínica.
- Calendário: intervalo dos slots em minutos (5, 10, 15 ou 30 min).
- Chave OpenAI: configure por clínica para usar os recursos de IA do prontuário.
- Plano e faturamento: visualize seu plano atual e faça upgrade.
- Configuração fiscal: dados para emissão de NFS-e.
12. Planos e Recursos
| Recurso | Básico | Pro | Enterprise |
|---|---|---|---|
| Agenda e pacientes | Sim | Sim | Sim |
| Prontuário eletrônico | Sim | Sim | Sim |
| IA no prontuário* | Sim | Sim | Sim |
| Financeiro completo | Sim | Sim | Sim |
| Relatórios gerenciais | Sim | Sim | Sim |
| WhatsApp / lembretes | — | Sim | Sim |
| NFS-e (nota fiscal) | — | Sim | Sim |
| Profissionais | 1 | Até 5 | Ilimitado |
* Requer chave OpenAI configurada na clínica ou pelo suporte.
13. FAQ — Perguntas Frequentes
Acesso e conta
Esqueci minha senha. Use Esqueci minha senha na tela de login. Um link será enviado ao seu e-mail (válido por 1 hora). Verifique a caixa de spam se não receber.
Minha conta está bloqueada. Após 5 tentativas incorretas, o acesso é bloqueado por 15 minutos. Aguarde ou use o link de redefinição de senha.
Não recebi o e-mail de convite. Verifique spam. Se o link expirou (48 horas), peça ao administrador para reenviar o convite em Configurações → Usuários.
Posso usar no celular? Sim. O sistema é responsivo. Para trabalhar com muitas agendas abertas, tablet ou desktop oferecem melhor experiência.
Agenda
O sistema não deixa marcar um horário. Verifique: horário fora do expediente do profissional, conflito com outra consulta, bloqueio de agenda ou feriado cadastrado. Ajuste os horários de trabalho do profissional ou escolha outro slot.
Como cancelo ou remarco uma consulta? Abra o evento na Agenda e use Cancelar ou Editar data/hora. Se o WhatsApp estiver ativo, o paciente também pode remarcar pelo menu numérico.
Por que apareceu aviso de conflito? Dois atendimentos não podem ocupar o mesmo profissional no mesmo horário. Corrija um dos horários.
Pacientes e prontuário
Paciente duplicado no sistema. Antes de criar, busque por nome ou telefone. Se já existir duplicata, unifique manualmente (ação de administrador).
Não consigo editar um prontuário assinado. Prontuários assinados ficam bloqueados para integridade do registro clínico. Somente o administrador pode reabrir.
Não vejo o prontuário de um paciente. O perfil Recepcionista não tem acesso a prontuários. Se você é profissional, só visualiza atendimentos em que foi o responsável. Fale com o administrador para ajustar seu perfil.
O paciente não recebe mensagens. Verifique: número com DDI 55 (ex.: 5511999998888), WhatsApp ativo no celular, instância conectada em Configurações. Reconecte escaneando o QR Code novamente se necessário.
O bot parou de responder. Acesse Configurações → WhatsApp e verifique se a instância está conectada e se as respostas automáticas estão ativas.
Financeiro
Onde fico o módulo financeiro? Menu Financeiro — disponível para perfis Administrador e Financeiro. O perfil Recepcionista não tem acesso.
Como emito nota fiscal? Configure os dados fiscais em Configurações → Configuração Fiscal (CNPJ, regime tributário, dados Focus NFe). A emissão fica em Financeiro → Notas Fiscais (planos Pro e Enterprise).
Plano e cobrança
Onde vejo meu plano atual? Em Configurações → Plano ou clique em Alterar plano na seção de assinatura.
Como faço upgrade de plano? Em Configurações, clique em Alterar plano e siga o fluxo pelo Stripe. Upgrades têm efeito imediato.
Como cancelo a assinatura? Entre em contato pelo e-mail oficial ou use o portal de assinatura em Configurações → Plano.
14. Boas Práticas
- Mantenha telefone com DDI e e-mail dos pacientes atualizados — essencial para lembretes e notas fiscais.
- Cadastre os horários de trabalho de cada profissional para evitar agendamentos fora do expediente.
- Use templates de prontuário para padronizar o atendimento por especialidade.
- Revise feriados e ausências dos profissionais regularmente.
- Somente administradores devem ter acesso à criação de usuários — revise a lista periodicamente em Configurações → Usuários.
- Ative o NPS automático (pós-consulta via WhatsApp) para monitorar a satisfação dos pacientes.
15. Suporte
Em caso de dúvidas ou problemas:
- Consulte este guia e verifique as configurações em Configurações.
- Use a página Contato do site para abrir chamado.
- Tenha em mãos: nome da clínica, e-mail do usuário, horário aproximado do problema e print da tela se possível.
Última revisão: maio de 2026 — reflete todos os módulos ativos na plataforma.